Następujące dokumenty umożliwiają wjazd do Polski: wiza krajowa (D) lub wiza Schengen (C) (wydane przez ambasady/konsulaty RP lub inne kraje strefy Schengen), ruch bezwizowy, a także karty pobytu wydane w Polsce lub innych krajach strefy Schengen.

Zasady wyjazdu i pobytu na poszczególnych dokumentach opisane są poniżej.

- paszport powinien być ważny przez przynajmniej 3 miesiące po zakończeniu planowanego pobytu w Polsce,

- zawiera przynajmniej dwie wolne strony;

- został wydany w ciągu ostatnich 10 lat.

Dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych) lub posiadanie podróżnego ubezpieczenia medycznego o minimalnej kwocie 30 000 euro, ważnego przez okres planowanego pobytu w Polsce. Ubezpieczenie musi pokrywać wszelkie wydatki, które mogą wyniknąć podczas pobytu w Polsce w związku z koniecznością podróży powrotnej z powodów medycznych, potrzebą pilnej pomocy medycznej, nagłym leczeniem szpitalnym lub ze śmiercią.

Oznacza to, że cudzoziemiec będzie musiał wykupić podróżne ubezpieczenie medyczne, spełniające m.in. powyższe kryteria, przed przyjazdem do Polski. Lista kwalifikowanych ubezpieczycieli jest dostępna na stronie MSZ.

Środki finansowe wystarczające na pokrycie kosztów planowanego pobytu oraz podróży powrotnej do kraju pochodzenia lub zamieszkania albo dokument potwierdzający możliwość uzyskania takich środków np. umowę z pracodawcą, potwierdzenie uzyskania stypendium.

W przypadku wizy w celu prowadzenia badań naukowych oraz wizy studenckiej aktualna minimalna wysokość środków to:

- 528 zł miesięcznie na każdego członka rodziny lub

- 701 zł miesięcznie dla osoby mieszkającej samotnie.

Przy czym środki te muszą być do dyspozycji obcokrajowca po odliczeniu kosztów najmu mieszkania i stałych opłat za media.

W przypadku wizy w celu wykonywania pracy to kwoty:

- 300 zł na przyjazd do 4 dni,

- 75 zł na każdy dzień pobytu, jeżeli okres planowanego pobytu przekracza 4 dni,

Dodatkowo do powyższych kwot każdy cudzoziemiec niezależnie od rodzaju wizy musi posiadać poniższą kwotę na pokrycie podróży powrotnej:

- 200 zł, jeżeli cudzoziemiec przybył z kraju sąsiadującego z Polską, lub

- 500 zł, jeżeli przybył z państwa UE niesąsiadującego z Polską lub z państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, lub

- 2500 zł, jeżeli przybył z innego kraju.

Wszystkie kwoty mogą być dostępne w walutach obcych.

Przed wjazdem cudzoziemca do Polski należy również ustalić, czy wymagane jest zezwolenie na pracę.

Warto jednak podkreślić, że zgodnie z art. 325 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wymóg uzyskania zezwolenia na pracę nie dotyczy obcokrajowców zatrudnianych do prowadzenia działalności naukowej w: uczelniach, Polskiej Akademii Nauk, instytutach naukowych PAN, instytutach badawczych, instytutach Sieci Badawczej Łukasiewicz, Centrum Łukasiewicz, międzynarodowych instytutach naukowych oraz w Polskiej Akademii Umiejętności (PAU).

Więcej o zezwoleniach na pracę

Jeśli cudzoziemiec posiada ważną wizę (krajową lub Schengen) lub kartę pobytu wydane przez inne państwo strefy Schengen* i jeśli dokumenty te dają dostęp do rynku pracy oraz jeśli nie potrzebuje polskiego zezwolenia na pracę, może pracować w Polsce do 90 dni. Pobyt 90-dniowy może być ciągły lub dzielony i liczy się go w ciągu każdego 180-dniowego okresu (w ramach daty ważności wizy lub karty pobytu). W celu ułatwienia obliczenia okresu 90 dni pobytu Komisja Europejska przygotowała ogólnodostępny kalkulator.

Należy pamiętać, że cudzoziemiec nie może podjąć zatrudnienia na podstawie m.in. wizy turystycznej lub wizy w celu odwiedzin u rodziny/znajomych.

Podstawa prawna: art. 87 ust. 1 pkt 12 lit. d oraz e ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Obywatele ponad 60 krajów są zwolnieni z obowiązku posiadania wizy na wjazd do państw strefy Schengen*, w tym do Polski do 90 dniw ciągu każdego 180-dniowego okresu. Wystarczy, że mają ważny paszport. W celu ułatwienia obliczenia okresu 90 dni pobytu Komisja Europejska przygotowała ogólnodostępny kalkulator.

Dodatkowo obywatele kilkunastu z tych państw i regionów administracyjnych mogą wjeżdżać do Polski w ramach ruchu bezwizowego bez konieczności zachowania 180-dniowego limitu. To znaczy, że mogą przebywać w Polsce do 90 dni i jeśli wyjadą poza strefę Schengen (nawet na 1 dzień), mogą ponownie przyjechać do Polski na 90 dni itd.

Należy jednak podkreślić, że ułatwienie to wynika z umów bilateralnych zawartych przez Polskę z tymi krajami, zatem dotyczy wjazdy i pobytu wyłącznie na terytorium RP. Cudzoziemcy nie mogą nadużywać tej zasady, a służby graniczne bardzo tego pilnują.

Lista krajów objętych ruchem bezwizowym

Podstawa prawna: art. 87 ust. 1 pkt 12 lit. f ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Jeśli planowany przyjazd cudzoziemca do Polski przekracza 90 dni, powinien ubiegać się o stosowną polską wizę krajową (symbol "D") w ambasadzie lub konsulacie RP w swoim ojczystym kraju lub w kraju, w którym legalnie przebywa.

Należy pamiętać, że cudzoziemiec nie może pracować na wizie wydanej w celu turystycznym oraz w celu odwiedzin u rodziny/znajomych.

Wiza krajowa D wydawana jest na maksymalnie 365 dni i uprawnia cudzoziemca do poruszania się po państwach strefy Schengen przez 90 dni w każdym okresie 180 dni oraz do podróży pomiędzy swoim krajem ojczystym a Polską.

Wizy krajowe są wydawane na jeden wjazd (single entry) lub wiele wjazdów (multiple entry) oraz na różne cele pobytu. Dlatego warto doradzić cudzoziemcowi odpowiedni cel wizy, za którym idą odpowiednie wymagane dokumenty, inne w zależności od celu wizy.

Wiza w celu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych

Jest to wiza przeznaczona dla naukowców przyjmowanych przez jednostki naukowe (uczelnie, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze, w tym Sieci Łukasiewicz) zatwierdzone w tym celu przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (więcej o zatwierdzeniu).

Wiza ta nie tylko daje standardową jak dla wiz możliwość podróżowania po strefie Schengen do 90 dni (licząc w każdym okresie 180 dni). Umożliwia ona również skorzystanie z tzw. zasady mobilności wewnątrz UE, czyli podróży doinnych krajów UE na okres do 180 dni w celu wykonania części badań naukowych.Przed skorzystaniem z takiej mobilności, należy uzyskać informacje o wymogach wjazdu do danego kraju.

Kolejną korzyścią posiadania takiej wizy jest możliwość pracy w Polsce bez zezwolenia na pracę małżonków posiadaczy wizy.

Podstawowe dokumenty wymagane do wizy, które powinna przygotować jednostka przyjmująca:

1)umowa o przyjęciu cudzoziemca zawarta między naukowcem a jednostką  przyjmującą (zatwierdzona przez MSWiA). Umowa ta powinna być zawarta jako umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenia lub inna umowa cywilnoprawna i powinna określać:

• tytuł lub cel badań naukowych lub prac rozwojowych lub ich przedmiot,
• zobowiązanie naukowca do uczestniczenia w prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych,
• zobowiązanie jednostki naukowej do zapewnienia naukowcowi warunków do zrealizowania jego zobowiązania,
• datę rozpoczęcia i zakończenia lub szacowany czas trwania badań naukowych lub prac rozwojowych,
• wynagrodzenie naukowca oraz inne warunki jego pracy,
• informację na temat planowanych badań naukowych lub prac rozwojowych na terytorium innych państw członkowskich UE (co jest istotne np. przy realizowanych projektach międzynarodowych).

(art. 151 ust. 1 pkt 2 Ustawy o cudzoziemcach)

Przykładowy wzór takiej umowy można znaleźć na stronie Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. Można go dostosować do własnych potrzeb i programu.

Zgodnie zart. 152 "umowa o przyjęciu cudzoziemca wygasa, w przypadku gdy odmówiono cudzoziemcowi wjazdu na terytorium RP lub udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy."

2) pisemne oświadczenie jednostki naukowej, w którym zobowiązuje się ona do poniesienia kosztów związanych z wydaniem i wykonaniem decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu;

Nie istnieje ogólnodostępny wzór takiego oświadczenia, zatem można po prostu wykorzystać jego treść w brzmieniu jak w ustawie o cudzoziemcach (art. 151 ust. 1 pkt 1 lit. c):

Pisemne oświadczenie jednostki naukowej, w którym zobowiązuje się ona do zwrotu kosztów wydania i wykonania decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, pokrytych z budżetu państwa przed upływem 6 miesięcy od dnia wygaśnięcia umowy o przyjęciu cudzoziemca, jeżeli przesłanką wydania decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu jest jego nielegalny pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Wiza w celu wykonywania pracy

Drugą opcją dla naukowców przyjeżdżający do pracy w Polsce jest wiza krajowa w celu wykonywania pracy. Do tej wizy nie jest wymagane zatwierdzenie pracodawcy przez MSWiA ani wyżej opisana umowa o przyjęciu cudzoziemca. Na wizie tej cudzoziemiec może podróżować po strefie Schengen do 90 dni w okresie 180 dni.

Jednostka zatrudniająca powinna przygotować:

•  list zapraszający opisujący warunki zatrudnienia: okres, stanowisko, wynagrodzenie, a także fakt pokrycia ubezpieczenia zdrowotnego bądź zapewnienia zakwaterowania.
• naukowcy przyjeżdżający do pracy w sektorze prywatnym (np. firmach) muszą dodatkowo posiadać zezwolenie na pracę uprzednio uzyskane przez pracodawcę i przesłane cudzoziemcowi.

Wiza w celu odbycia studiów i kształcenia w szkole doktorskiej

Cudzoziemcy planujący studia doktoranckie w Polsce powinni ubiegać się o wizę w celu "odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej".

Wiza ta wydawana jest cudzoziemcowi gdy celem jego pobytu w Polsce jest podjęcie lub kontynuacja studiów w jednostce prowadzącej studia zatwierdzonej przez MSWiA, chyba że ta jednostka nie podlega obowiązkowi zatwierdzenia.

Obowiązkowi zatwierdzenia nie podlegają uczelnie: akademickie, zawodowe, wojskowe, uczelnie służb państwowych oraz uczelnie prowadzone przez kościoły i związki wyznaniowe.

Natomiast instytuty PAN oraz instytuty badawcze prowadzące studia doktoranckie/szkoły doktorskie podlegają obowiązkowi zatwierdzenia przez MSWiA w celu przyjmowania studentów/doktorantów z zagranicy.

Jednostka przyjmująca powinna przygotować zaświadczenie o przyjęciu na studia lub o kontynuacji studiów.

Posiadacze wizy studenckiej mogą podróżować po strefie Schengen do 90 dni (w okresie 180 dni), a także korzystać dodatkowo z unijnej zasady mobilności studenta, przydatnej w celu odbycia części studiów w innym kraju UE. Przed wyjazdem należy zasięgnąć informacji w kraju docelowym na temat obowiązujących tam zasad wjazdu w celu skorzystania z mobilności studenta.

Wszystkie cele wizowe zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Cudzoziemiec może również ubiegać się o wizę Schengen (oznaczenie "C"), która wydawana jest, gdy planowany pobyt w Polsce (a także innych państwach strefy Schengen*) nie przekracza 90 dni w ciągu okresu 180-dniowego, który liczy się od dnia pierwszego wjazdu do krajów Schengen. Wiza Schengen może  być ważna nawet do 5 lat, ale zawsze na pobyty do 90 dni/180 dni.

W celu ułatwienia obliczenia okresu 90 dni pobytu Komisja Europejska przygotowała ogólnodostępny kalkulator.

Należy pamiętać, że cudzoziemiec nie może pracować na wizie wydanej w celu turystycznym oraz w celu odwiedzin u rodziny/znajomych.

Cele wiz określa Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Naukowcy przebywający w innych krajach UE, którzy posiadają wizę lub kartę pobytu z adnotacją „naukowiec” wydaną przez kraj UE w celu prowadzenia badań naukowych, mogą przyjechać do Polski w celu przeprowadzenie części swoich badań na okres do 180 dni w dowolnym okresie liczącym 360 dni (niezależnie od możliwości korzystania z tej mobilności w innych państwach członkowskich UE stosujących dyrektywę 2016/801/UE). Jednostka naukowa w Polsce, do której przyjedzie naukowiec, musi być zatwierdzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych.

Naukowcom mogą towarzyszyć członkowie ich rodzin.

Warunkiem skorzystania z tej mobilności jest wcześniejsze pisemne powiadomienie Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców przez jednostkę naukową, do której ma zamiar przyjechać naukowiec.

Więcej informacji na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców:

• Mobilność naukowca
• Mobilność członka rodziny naukowca

Naukowcy przebywający w UE, którzy chcą przyjechać do Polski w celu przeprowadzenia części badań na okres powyżej 180 dni mogą to zrobić w ramach mobilności długoterminowej. Naukowcom mogą towarzyszć członkowie ich rodzin.

Procedura ta sprowadza się jednak do ubiegania się w Polsce przez naukowca o zezwolenie na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej na bardzo podobnych zasadach jak w przypadku "zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia badań naukowych". Muszą być spełnione m.in. następujące warunki:

• naukowiec musi posiadać wizę lub kartę pobytu z adnotacją „naukowiec” wydaną przez inny kraj UE w celu prowadzenia badań naukowych,
• jednostka przyjmująca w Polsce musi być zatwierdzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
• pozostałe warunki jak przy zezwoleniu na pobyt czasowy w celu prowadzenia badań naukowych opisanym wyżej.

Na stronach Urzędu do Spraw Cudzoziemców i na stronach urzędów wojewódzkich brakuje informacji na ten temat lub są one bardzo ograniczone. Źródłem informacji jest art. 151b ustawy o cudzoziemcach.