Europejska strategia kadrowa dla naukowców (HRS4R)
Celem europejskiej strategii HR (Human Resources Strategy for Researchers) jest ciągła poprawa warunków zatrudnienia i rekrutacji naukowców w instytucjach europejskich. Wyznacznikiem dla strategiisądokumenty:"EuropejskaKarta Naukowca i Kodeks Postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych" zawierające podstawowe zasady, którymi powinny kierować się instytucje działające w sferze B+R (zarówno publiczne jak i prywatne) oraz organizacje finansujące badania. Instytucje, które skutecznie wdrażają zasady Karty i Kodeksu, zostają wyróżnione przez Komisję Europejską znakiem "HR Excellence in Research".
Treść Karty i Kodeksu w języku polskim
Dokumenty te zostały wydane w 2005 r. jako zalecenie Komisji Europejskiej adresowane do naukowców, pracodawców oraz podmiotów finansujących badania, działających w sektorze publicznym i prywatnym w krajach członkowskich UE.
- Europejska Karta Naukowcaopisuje prawa i obowiązki, jakim podlegają zarówno naukowcy, jak i instytucje ich zatrudniające oraz organizacje zapewniające finansowanie badań naukowych.
- Kodeks Postępowania przy rekrutacji pracowników naukowychopisuje zasady rekrutacji naukowców, których instytucje-pracodawcy powinny przestrzegać, zapewniając równe traktowanie pracownikom naukowym zatrudnianym w Europie.
Wdrożenie zasad Karty i Kodeksu odbywa się na zasadzie dobrowolności, tzn. instytucje, które chcą wprowadzić u siebie zasady tych dokumentów, mogą w każdej chwili przystąpić do tego procesu i starać się o uzyskanie europejskiego wyróżnienia "HR Excellence in Research".
Przyznawanie wyróżnienia (dawniej "logo") jest jednym z działań Komisji Europejskiej w ramach strategii Human Resources Strategy for Researchers, nakierowanej na zwiększanie atrakcyjności warunków pracy i karier naukowców w Europie. Jest to odznaczenie nadawane z jednej strony jako wyróżnienie instytucji za podjęte działania na rzecz pracowników naukowych, a z drugiej jako zachęcenie jej do dalszych działań zmierzających ku dalszemu uatrakcyjnianiu warunków pracy i procesów rekrutacji naukowców. Komisja Europejska promuje instytucje, które uzyskały wyróżnienie, wśród międzynarodowych organizacji i naukowców jako te, które zapewniają naukowcom najlepsze warunki pracy i rozwoju.
Instytucje, które starają się o uzyskanie znaku HR powinny wiedzieć, że jest to ciągły proces, który wiąże się z regularną oceną postępów we wdrażaniu i przestrzeganiu zasad Karty i Kodeksu dokonywaną przez zagranicznych ekspertów wyznaczanych przez KE. Wyniki oceny ekspertów decyzują o tym, czy instytucja utrzyma wyróżnienie HR.
Jak uzyskać wyróżnienie HR
Od maja 2018 r. aplikowanie o znak HR oraz dalsze etapy procesu HR odbywają się przez specjalne narzędzie (tzw. E-Tool) dostępne przez stronę EURAXESS Komisji Europejskiej. Dzięki temu instytucje nie muszą wysyłać do KE żadnych papierowych dokumentów.
Instytucje, które rozpoczęły proces HR przed tą datą, powinny uzupełnić wymagane informacje w systemie online, tak aby kolejne etapy oceny przechodzić już w tym narzędziu.
Aby uzyskać dostęp do narzędzia, należy założyć konto dla instytucji na stronie EURAXESS.
Wiele polskich jednostek ma już założone takie konto ze względu na to, że zamieszczają ogłoszenia o pracy i grantach w europejskiej bazie EURAXESS. Zatem należy korzystać z już założonego konta, pod warunkiem, że zostało ono utworzone dla całej uczelni/instytutu czy innej organizacji, a nie dla poszczególnego wydziału itp.
Następnie instytucja musi wyznaczyć osobę, która otrzyma rolę administratora do celów procesu HR. Tylko ta wyznaczona osoba będzie miała dostęp do narzędzia w celu przesyłania danych i będzie ona osobą kontaktową dla Komisji Europejskiej w imieniu instytucji w zakresie procesu HR.
Aby uzyskać wyróżnienie, należy podjąć następujące kroki:
1. Przesłać deklarację poparciadla zasad Karty i Kodeksu do Komisji Europejskiej za pomocą narzędzia on-line.
Wszystkie deklaracje publikowane są na stronie Komisji Europejskiej.
2.W ciągu 12 miesięcyod przesłania deklaracji należy przeprowadzić w instytucjianalizę (ang. Gap Analysis), która pozwoli ocenić, w jakim stopniu jej funkcjonowanie jest spójne z Kartą i Kodeksem. Sposób, w jaki instytucja analizuje spójność zasad z europejskimi dokumentami nie jest z góry narzucony. Oprócz przeglądu dokumentów prawa krajowego i regulaminów instytucji, dobrą praktyką w tym zakresie jest np. przeprowadzanie ankiety lub organizowanie wywiadów, spotkań wśród pracowników i doktorantów instytucji w celu uzyskania ich opinii na temat spójności zasad instytucji z Kartą i Kodeksem.
Na podstawie powyższej analizy należy przygotować plan działania (ang. Action Plan) nakierowany na likwidację zidentyfikowanych w instytucji braków wraz z opisem konkretnych działań do tego prowadzących. Wyniki analizy i plan działania należy opisać w formularza online.
Przygotowując powyższą analizę, należy również zapoznać się z europejskimi zasadami otwartych i przejrzystych procesów rekrutacji [pracowników naukowych] opartych na kwalifikacjach (ang.Open, Transparent and Merit-based Recruitment, w skrócie OTM-R).
Dokładne wskazówki dotyczące używania narzędzia online na etapie aplikowania o znak HR można znaleźć tutaj (w j. angielskim).
3. Po ocenie strategii i planu działań Komisja Europejska podejmuje decyzję odnośnie przyznania wyróżnienia: a) pozytywną - zakończoną przyznaniem logo, b) pozytywną, jednak z prośbą o naniesienie poprawek w strategii i/lub planie działania c) negatywną - mówiącą o całkowitym odrzuceniu dokumentów.
4. Po upływie 2 latod otrzymania wyróżnienia instytucja powinna przeprowadzić ponowną ocenę postępów i efektów wdrażania zasad Karty i Kodeksu. Rezultaty oceny należy zamieścić w narzędziu on-line.
5.Trzy lata po powyższej ocenie okresowej (czyli w sumie 5 lat od otrzymania wyróżnienia) należy przeprowadzić ponowną analizę w instytucji. Po jej ocenie, Komisja decyduje, czy wysłać do instytucji wyznaczonych ekspertówzagranicznych w celu przeprowadzenia oceny postępów procesu HR na miejscu w instytucji. Wizyta eksperta może polegać na prowadzeniu rozmów z władzami i pracownikami instytucji. Wyniki tej analizy i wizyty warunkują zachowanie prawa do dalszego używania wyróżnienia HR.
Taka ocena i wizyta odbywają się następnie regularnie co 3 lata.
W programie Horyzont 2020 zapisy dotyczące Karty i Kodeksu zostały zamieszczone w umowie grantowej (grant agreement) zawieranej przez instytucje uczestniczące w projektach i Komisję Europejską. Artykuł 32 tej umowy zatytułowany Recruitment and working conditions for researchers zobowiązuje beneficjentów wszystkich finansowanych projektów do podjęcia wszelkich kroków, aby wdrożyć zasady zawarte w Karcie i Kodeksie. W szczególności wymóg ten dotyczy zasad opisujących warunki zatrudnienia naukowców, przejrzystość procesów rekrutacyjnych oraz rozwój kariery naukowej.
Oto treść artykułu:
“ARTICLE 32 —RECRUITMENT AND WORKING CONDITIONS FOR RESEARCHERS
32.1 Obligation to take measures to implement the European Charter for Researchers and Code of Conduct for the Recruitment of Researchers
The beneficiary must take all measures to implement the principles set out in the Commission Recommendation on the European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers 41, in particular regarding:
- working conditions;
- transparent recruitment processes based on merit, and
- career development.
The beneficiary must ensure that researchers and third parties involved in the action are aware of them.
32.2 Consequences of non-compliance
If the beneficiary breaches its obligations under this Article, the [Commission][Agency] may apply any of the measures described in Chapter 6.
41 Commission Recommendation (EC) No 251/2005 of 11 March 2005 on the European Charter for Researchers and on a Code of Conduct for the Recruitment of Researchers (OJ L 75, 22.03.2005, p. 67)."
Od 15 maja 2018 uzyskiwanie odznaczenia HR oraz dalsze etapy oceny odbywają się za pomocą narzędzia elektronicznego (tzw. E-tool), co pomogło:
• ustandaryzować i uprościć sposób obsługi procesu HR,
• wprowadzić jasne oczekiwania, obowiązki, ramy czasowe (automatyczne przypomnienia, sekcja "Need help?" itp.);
• częściowo zautomatyzować proces - informacje pobierane z jednego etapu do drugiego, oszczędzające czas i ułatwiające zgłaszanie postępów;
• ułatwić dostęp do całej dokumentacji związanej z procesem HR w instytucji.
Instytucje, które uzyskały odznaczenie HR jeszcze nie korzystając z systemu on-line powinny uzupełnić w systemie te informacje, które były przygotowywane jeszcze w wersji papierowej, czyli załączyć deklarację poparcia dla zasad Karty i Kodeksu oraz uzupełnić informacje zawarte w analizie Gap Analysis i planie działania (Action Plan) (można użyć funkcji kopiuj-wklej).
Aby uzyskać dostęp do narzędzia on-line, wymagane jest posiadanie konta organizacji na stronie EURAXESS Komisji Europejskiej. Wiele polskich instytucji naukowych posiada już takie konta - założone m.in. w celu publikowania ofert pracy w europejskiej bazie EURAXESS. Zatem należy użyć istniejącego konta, pod warunkiem, że jest to konto utworzone dla całej instytucji (uczelni, instytutu itp), a nie dla poszczególnego wydziału itd.
Następnie instytucja musi wyznaczyć osobę kontaktową, która otrzyma rolę administratora do procesu HR. Tylko ta wyznaczona osoba będzie miała dostęp do systemu online w celu przesyłania danych i będzie ona osobą kontaktową z Komisją Europejską, w imieniu instytucji, w zakresie procesu HRS4R.
Proces aplikowania o znak HR jest uruchamiany w narzędziu on-line od momentu wypełnienia pierwszego kroku, czyli załączenia w pdf deklaracji poparcia zasad Karty i Kodeksu oraz wskazania osób odpowiedzialnych w instytucji za proces HR.
Szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z systemu on-line
Na stronie KE znajduje się platforma e-learningowa dla instytucji ubiegających się o wyróżnienie HR oraz tych, które są na dalszych etapach wdrażania strategii HR.
Platforma zawiera krótkie filmy instruktażowe pokazujące techniczne aspekty aplikowania o logo HR krok po kroku, takie jak zakładanie konta na stronie EURAXESS, czy uzyskiwanie funkcji administratora HR, a także instrukcje wypełniania formularzy na poszczególnych etapach oceny po uzyskaniu wyróżnienia.
Ponadto filmy wprowadzające zawierają podstawowe informacje o Karcie i Kodeksie, korzyści płynące z wdrażania strategii HR w instytucjach, a także zarys całego procesu, wymagania i zasady oceny przez ekspertów na poszczególnych etapach.
Filmy dostępne są w języku angielskim. Do filmów dostępna jest również transkrypcja.
Przejdź do platformy e-learningowej
Na skróty
- Szczegółowe informacje na temat całego procesu HR i poszczególnych jego etapów (strona EURAXESS, w j. angielskim)
- Lista polskich instytucji z wyróżnieniem HR
- Wskazówki techniczne dla instytucji (korzystanie z e-tool, wypełnianie formularzy), aktualizacja - czerwiec 2021
- Opis zasad "Otwartych, przejrzystych i opartych na kwalifikacjach procesów rekrutacji pracowników naukowych" (Open, Transparent and Merit-based Recruitment of Researchers, OTM-R)
- Formularze do Inial phase oraz Award Renewal phase, a także formularze dla ekspertów oceniających
Jeśli po zapoznaniu się z informacjami na stronach, nadal mają Państwo pytania, można je kierować do nas (Kontakt) lub do Komisji Europejskiej:RTD-CHARTER@ec.europa.eu
W razie problemów technicznych związanych z narzędziem e-tool lub kontem w portalu EURAXESS, należy pisać na adres: support@euraxess.org(w j. angielskim).