Przyjęcie do pracy

Przed przyjęciem cudzoziemca do pracy, pracodawca ma obowiązek upewnić, czy cudzoziemiec posiada dokument uprawniający do pobytu i pracy w Polsce (wizę - jeśli jest wymagana, lub kartę pobytu, zezwolenie na pracę - jeśli jest wymagane). Ponadto pracodawca jest zobowiązany przechowywać kopie dokumentów potwierdzających legalne zatrudnienie i pobyt cudzoziemca w Polsce.

Wymóg ten określa art. 2 i 3 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP.

Informacje na temat legalnego wjazdu do Polski znajdują się w części Wjazd do Polski.

Jak informuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pracodawca zatrudniający cudzoziemca ma wobec niego takie same obowiązki jak wobec obywatela polskiego, m.in.:

• w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłosić cudzoziemca do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, odprowadzać składki,
• pobierać i wypłacać zaliczki na podatek dochodowy,
• zawrzeć z cudzoziemcem umowę w formie pisemnej; przedstawić przed podpisaniem umowy jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca,
• przestrzegać Kodeksu Pracy, ponieważ żaden pracownik, niezależnie od obywatelstwa, nie może być dyskryminowany w miejscu pracy.

Umowa z cudzoziemcem - w jakim języku?

Zgodnie z art. 88 h ust. 1 pkt 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy podmiot powierzający wykonywanie pracy obcokrajowcowi, jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca.

Dodatkowo ustawa o języku polskim stanowi, że umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim, jeśli praca jest wykonywana w Polsce. Umowy mogą jednocześnie być sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych na wniosek osoby świadczącej pracę, niebędącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy w języku polskim.

Dobrą praktyką jest zatem sporządzenie umowy dwujęzycznej – umowa obcojęzyczna będzie zrozumiała dla cudzoziemca, a wersję polską będzie mógł przedstawić m.in. w urzędzie wojewódzkim do uzyskania karty pobytu.

Umowa o przyjęciu cudzoziemca-naukowca

'Umowa o przyjęciu cudzoziemca' to termin z ustawy o cudzoziemcach (art. 151 i 152), który dotyczy umów zawieranych między naukowcami z krajów trzecich (których celem pobytu w Polsce jest prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych) a jednostkami naukowymi. Umowa o przyjęciu naukowca jest zawierana jako umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenia lub inna umowa cywilnoprawna, zatem jest to po prostu użytkowa nazwa dla takiego dokumentu. 

Umowa o przyjęciu naukowca powinna zawierać następujące elementy:

1. tytuł lub cel badań naukowych lub prac rozwojowych lub ich przedmiot,
2. zobowiązanie naukowca do uczestniczenia w prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych,
3. zobowiązanie jednostki naukowej do zapewnienia naukowcowi warunków do zrealizowania jego zobowiązania,
4. datę rozpoczęcia i zakończenia lub szacowany czas trwania badań naukowych lub prac rozwojowych,
5. wynagrodzenie naukowca oraz inne warunki pracy,
6. informację na temat planowanych badań naukowych lub prac rozwojowych na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej.

Do umowy o przyjęciu cudzoziemca, jednostka naukowa jest zobowiązana wydać naukowcowi pisemne oświadczenie, w którym zobowiązuje się ona do poniesienia kosztów związanych z wydaniem i wykonaniem decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, w przypadku, o którym mowa w art. 337 ust. 5. ustawy o cudzoziemcach.

Przykładowy wzór umowy o przyjęciu naukowca zgodny z ustawą o cudzoziemcach został opracowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w j. polskim i angielskim. Można go dostosować do potrzeb jednostki. Wzór ten zawiera punkt dotyczący powyższego pisemnego oświadczenia jednostki naukowej.

Umowa o przyjęciu cudzoziemca wymagana jest już na etapie wnioskowania przez naukowca o wizę na wjazd do Polski, jednak dotyczy jednego typu wizy – w celu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych (cel pobytu nr 13). Oznacza to, że umowa taka powinna być przesłana naukowcowi do dołączenia do wniosku wizowego.

Z punktu widzenia pracodawcy Istotny jest fakt, że taka umowa o przyjęciu cudzoziemca wygasa, w przypadku gdy odmówiono mu wjazdu na terytorium RP (wizy) lub udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce (art. 152 ust. 5).

Jesli zawarcie takiej umowy jest z jakiegoś powodu niemożliwe, inną opcją dla naukowca przyjeżdżającego w celu podjęcia zatrudnienia w jednostce naukowej jest wiza w celu wykonywania pracy (nr 06) lub wiza w celu dydaktycznym (nr 12).

Poza wizą umowę o przyjęciu naukowca cudzoziemiec przedstawia również legalizując w Polsce swój pobyt, czyli ubiegając się o zezwolenie na pobyt czasowy (kartę pobytu). Jednak podobnie jak w przypadku wiz, umowa taka dotyczy jednego typu zezwolenia pobytowego - w celu prowadzenia badań naukowych. W przypadku innych możliwych zezwoleń (zezwolenie na pobyt i pracę, Niebieska Karta UE) umowa tego typu nie jest wymagana.

Zatrudniając cudzoziemca do realizacji projektu badawczego wykorzystywać można w Polsce umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną pod warunkiem, że jest to dopuszczalne przez zasady danego projektu lub programu finansującego. Każda umowa powinna odpowiadać zarówno prawu polskiemu, jak i zasadom realizacji projektu, programu stypendialnego lub grantu. Może okazać się, iż konieczność spełnienia obu rodzajów wymogów spowoduje, że do wyboru pozostanie tylko jeden określony rodzaj umowy.

Najczęściej wykorzystywane umowy cywilnoprawne to umowa o dzieło i umowa zlecenia. Niedopuszczalne jest ich zamienne stosowanie w sytuacji, w której przedmiot umowy określa z jakim rodzajem pracy mamy do czynienia.

Umowa na czas określony i trzecia umowa o pracę

Zgodnie z art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Jeśli warunki te nie zostają spełnione, uważa się, że pracownik zostaje zatrudniony na czas nieokreślony.

Często jednak istnieje potrzeba zatrudnienia naukowca z zagranicy na okres trwania danego grantu/projektu i wtedy pracodawcy zastanawiają się, jak rozwiązać kwestię z umową czasową.

Kodeks pracy daje rozwiązanie dla takich sytuacji. Jeśli istnieją obiektywne przyczyny zatrudnienia pracownika na czas określony (np. na czas grantu), wówczas przepis mówiący o zmianie umowy na czas nieokreślony nie będzie mieć zastosowania.

Pracodawca ma wtedy obowiązek zamieścić w umowie o pracę informację o przyczynach zawarcia umowy na czas określony. Ponadto o fakcie podpisania takiej umowy powinien poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy.

Obowiązek informacyjny dotyczy każdej umowy zawieranej na czas określony bez względu na to czy jest to pierwsza, druga czy piąta umowa zawarta w okresie 33 miesięcy, czy też pierwsza umowa zawarta na okres przekraczający 33 miesiące.

Obowiązek informacyjny nie dotyczy zawieranych umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Źródło i więcej szczegółów (a także wzór zawiadomienia do PIP)

Umowa stypendium

Niekiedy zdarza się, że naukowcy przyjmowani są do realizacji projektu na podstawie tzw. umowy o stypendium. Jednak w polskim prawie brak jest definicji stypendium jako takiego. Zdefiniowane są jedynie te stypendia, które przyznawane są na podstawie odrębnych aktów polskiego prawa, np. stypendia ministra dla doktorantów lub studentów (które reguluje ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym). W związku z tym, umową o stypendium nazwać można tylko taką umowę, w której nie występuje element świadczenia usług przez osobę fizyczną na rzecz instytucji. Jeżeli taki element będzie występował, to w zależności od pozostałych elementów takiej umowy, zostanie ona uznana za umowę o dzieło, umowę zlecenia lub umowę o pracę. Podstawową zasadą prawną dotyczącą statusu prawnego umów jest to, że o ich rodzaju nie decyduje tytuł takiej umowy, ale jejtreść.

Przy ocenie, czy mamy do czynienia ze „stypendium” należy posługiwać się definicją encyklopedyczną tego terminu. Takich definicji jest wiele, ale wszystkie wskazują na to, iż w odróżnieniu od świadczenia usług, stypendium jest świadczeniem ze strony fundującego dla stypendysty, przy czym stypendysta nie wykonuje w zamian za otrzymane środki usług na rzecz fundatora. Jeżeli zaistnieje sytuacja, w której podmiot prowadzący badania przekazuje osobie środki finansowe, a osoba ta wykonuje usługi na rzecz tego podmiotu, to będzie to umowa o świadczenie usług np. zlecenia lub o dzieło, a nie stypendium. Jest to szczególnie ważne w przypadku ubezpieczeń społecznych, gdzie rodzaj umowy decyduje o istnieniu obowiązku ubezpieczeniowego, jego zakresie lub jego braku. Należy bezwzględnie pamiętać, iż o rodzaju umowy decyduje jej treść, a nie tytuł.

W temacie stypendiów należy również wspomnieć o kwestiach ubezpieczeń i podatków. Stypendium nie tworzy w Polsce obowiązku ubezpieczeniowego, zatem osoba otrzymująca stypendium powinna zadbać o ubezpieczenie zdrowotne, jeśli nie jest ubezpieczona z innego tytułu.

Dochody ze stypendium są w Polsce zwolnione z rozliczenia podatkowego, o ile dane stypendium objęte jest odpowiednim zwolnieniem podatkowym. Nie wszystkie stypendia są w Polsce wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Więcej informacji na temat opodatkowania dochodów i zwolnień podatkowych znajduje się w zakładce NAUKOWCY w części Opodatkowanie dochodów.

W przypadku przyjmowania w Polsce stypendysty z kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE, Norwegia, Islandia, Lichtenstein)i Szwajcarii istotną informacją jest również to, że osoba taka powinna wystąpić o wizę w celu naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym, a nie o wizę w celu wykonywania pracy. O taką samą wizę powinni ubiegać się naukowcy planujący brać udział w stażach, czy studiach, którzy nie będą w Polsce wykonywali pracy zarobkowej.

Zobacz też:Wjazd do Polski, Legalizacji pobytu, a także Zezwolenia na pracę